実習実施者は、次の帳簿書類を作成し、事業所に備えて置かなければなりません。保管期限は帳簿書類の基となる技能実習が終了した日から１年間です。
これらの書類は、外国人技能実習機構が行う実地検査や主務大臣が行う立入検査の際にも提示できるように適切に作成し備えておく必要があります。
① 技能実習生の管理簿
イ 氏名、性別、生年月日
ロ 国籍（国又は地域）
ハ 在留資格、在留期限、在留期間の満了日
ニ 在留カードの番号
ホ 外国人雇用状況届出の届出日
へ 認定計画の認定番号、認定年月日、技能区分、技能実習生の開始日及び修了日
ト 認定計画の変更認定に係る事項（変更の認定年月日、変更事項）
チ 認定計画の変更届出に係る事項（変更の届出年月日、変更事項）
リ 既に終了した認定計画に基づき在留していた際の前記ハの事項
ヌ 既に終了した認定計画に係る前記ホからチまでの事項
・ 技能実習生の履歴書
・ 雇用契約書及び雇用条件書
・ 技能実習生の待遇に係る記載がされた書類
（賃金台帳等労働関係法令上必要とされる書類の備え付けにより対応可能）
② 認定計画の履行状況に係る管理簿
③ 従事させた業務及び技能実習生に対する指導の内容を記録した日誌
・ 従事させた業務の記録に当たっては、実習実施予定表の項目の番号を引用するなどの
方法により必須作業・関連作業・周辺作業それぞれの実施状況を具体的に記録する事
が求められています。
注意：報告事項とされている行方不明者率が20％以上かつ３人以上の実習実施者については、
管轄する機構の地方事務所・支所の認定課に対し、行方不明の多発を防止するための
実行性のある対策を講じていることについて、理由書（様式自由）を提出する事が必要
になります。